Eine SharePoint-Lösung bot alles Nötige zum niedrigsten Preis
Das Unternehmen prüfte mehrere Marktlösungen. Zwei kamen in die Endrunde — eine massgeschneiderte Managed-Documentation-Lösung von Allium auf Microsoft SharePoint (einer Plattform, die bereits für das Firmenintranet genutzt wurde) und eine Lösung eines Anbieters von Multifunktionsdruckgeräten. Nach Abwägung aller Umstände entschied sich Pipelife Czech für die Lösung von Allium. Hauptgründe waren der niedrigere Preis kombiniert mit positiven Erfahrungen aus einem früheren Intranet-Projekt. Allium ist zudem zertifizierter Microsoft-Partner für Microsoft Dynamics NAV, was eine nahtlose Integration mit dem Unternehmens-ERP garantierte.
Das System deckte das gesamte Dokumentenmanagement ab, einschliesslich Digitalisierung und Einbindung aus E-Mail oder ISDS
Allium Managed Documentation wurde vollständig in das SharePoint-Intranet integriert. Es verwaltet zentral alle digitalisierten und elektronischen Dokumente, steuert deren Verarbeitung (einschliesslich Übergabe, Übernahme, Neuzuweisung und Erledigung) und kontrolliert den Benutzerzugriff auf einzelne Dokumente basierend auf der Jobrolle. Für ausgewählte Dokumenttypen (z. B. Rechnungen) wird die Verarbeitung durch einen vordefinierten Workflow gesteuert, der auf interne Richtlinien abgestimmt ist; für andere Typen können Ad-hoc-Workflows verwendet werden. Die Verarbeitung kann gemessen und die Auswertung genutzt werden, um Engpässe oder bestimmte Genehmiger zu erkennen und Prozessverbesserungen vorzuschlagen. Die Dokumentendigitalisierung (vor allem Rechnungen) erfolgt über Konica-Minolta-Multifunktionsgeräte und Software, die Text aus gescannten Dokumenten erkennt und extrahiert und das resultierende PDF zusammen mit extrahierten Metadaten automatisch in Allium Managed Documentation speichert. Per E-Mail oder als ISDS-Datennachricht empfangene Dokumente werden von den dedizierten Modulen des zentralen Systems aufgenommen, die auch ausgehende Dokumente automatisch versenden.
Neben Rechnungen steuert das System auch den Fluss weiterer Dokumente, einschliesslich wichtiger Kreditlimitanträge
Die neue Lösung wurde schrittweise auf drei Dokumentgruppen erweitert. Die erste sind die oben genannten Rechnungen. Pipelife Czech verarbeitet jeden Monat mehrere Tausend Rechnungen. Viele Lieferanten bieten Skonti bei früher Zahlung, was es dem Unternehmen ermöglicht, bei ausgewogenem Cashflow Einsparungen zu erzielen.
Die zweite Gruppe ist interne Dokumentation — interne Anweisungen, Richtlinien, Vorschriften und Dokumente, die für die ISO-Zertifizierung benötigt werden. Diese Dokumente entstehen im Unternehmen in elektronischer Form. Das Allium-System liefert den erforderlichen Workflow, einschliesslich der Verknüpfung von Urlaubsanträgen mit geteilten Kalendern in Microsoft Exchange Server.
Die dritte Gruppe sind Dokumente, die mit dem internen Controlling verknüpft sind. Dazu gehören Forderungs- und Kreditlimitmanagement mit einem ziemlich komplexen Workflow. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise eine Erhöhung des Kreditlimits eines Kunden beantragt, füllt er im System einen Antrag aus. Der Antrag wird unter anderem an die Finanzabteilung weitergeleitet, die das Rating des Kunden analysiert und über die Genehmigung entscheidet. Sobald genehmigt, wird die Änderung sofort ins ERP übertragen. Der Kunde kann dann sofort eine Bestellung bis zum neuen Kreditlimit aufgeben und Waren werden umgehend geliefert (sofern vorrätig). Gleichzeitig bietet das System Echtzeit-Einblick in den Antragsstatus und erlaubt Eskalationen bei Verzögerungen.
Das neue System brachte einen reibungsloseren Dokumentenfluss und Einsparungen — und amortisiert sich innerhalb weniger Jahre
Die gelieferte Lösung vereinfachte und vor allem verkürzte die Durchlaufzeit von Dokumenten und ermöglichte jederzeit schnellen Zugriff auf Dokumente und auf aktuelle Informationen zu deren Verarbeitungsstatus. Dadurch stieg die Mitarbeiterproduktivität und die Fehlerrate bei der Dokumentenhandhabung sank — was Zeit und Geld spart und es dem Unternehmen erlaubt, besser, genauer und schneller auf Kundenanfragen zu reagieren. Schnellere Rechnungsverarbeitung ermöglicht es dem Unternehmen zudem, bei Bedarf Skonti für frühe Zahlung zu nutzen.
Die direkte Integration mit Microsoft Dynamics NAV erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit, beseitigt die Notwendigkeit manueller Datenübertragung zwischen Systemen und eliminiert dank automatischer Datenextraktion Dateneingabefehler. Die Arbeit mit ein- und ausgehenden Sendungen aus verschiedenen Quellen (Post, E-Mail, ISDS-Datenpostfach) wurde vereinheitlicht und vereinfacht. Pipelife Czech kann elektronische Kommunikationskanäle nun viel umfangreicher nutzen. Das Unternehmen ist zudem insgesamt bereit, deutlich grössere Dokumentenvolumen zu bewältigen; dank Zeit- und sonstigen Einsparungen amortisiert sich die Investition in das Gesamtsystem spätestens innerhalb von fünf Jahren.
Auch die Vorbereitung auf regelmässige Audits ist effizienter — jedes digitalisierte Dokument kann im System in wenigen Sekunden abgerufen werden, und jedes Dokument kann jederzeit und von überall bearbeitet werden. Früher war dies nur am Hauptsitz in Otrokovice im entsprechenden Archiv möglich, wo z. B. vor jedem Audit alle relevanten Dokumente in Papierform gefunden werden mussten. Darüber hinaus garantiert der elektronische Dokumentenfluss, dass alle relevanten Dokumente (besonders Rechnungen) im Einklang mit der zentralen Richtlinie freigegeben werden, die für bestimmte Dokumenttypen eine mehrstufige Genehmigung vorschreibt.
